Microsoft Office Access (très connu sous le nom d’Access), C’est un SGBDR (Système de Gestion de Base de Données Relationnel) de la suite Microsoft Office. Il permet de gérer des données en masse (base de données) suivant les règles habituelles de base de données relationnelle (BDR).

Exemple La liste de clients ou de fournisseurs, de stock ou des commandes de produits, un club de tennis ou de basket, une bibliothèque, etc…

Pour mettre en pratique ce tutoriel, vous devriez avoir un ordinateur (Portable ou fixe) fonctionnant sous un système d’exploitation Windows, avec Microsoft office déjà installé.

Base des données : Une base de données (abrégé par BD, en anglais DB, database) est un ensemble ou une collection structurée des données.

2. SGBD Un système de gestion de base de données est un logiciel (programme ou système) permettant à créer et d’exploiter des données dans une base de données, en garantissant la qualité, et la confidentialité des informations

Pour ouvrir Access, cliquez sur son icône situé au Bureau, ou vous cliquez dans menu démarrer, puis sur tous les programmes, soit en tapant Access dans la barre de recherche sous Windows.

Les Tables dans le contexte de la base de données, nous servent à stocker les informations constituant la base de sonnées. Ce sont des fichiers contenant une collection d’informations autour d’un même thème ou concept bien déterminé.

Exemple 1 : Une table CLIENT contiendrait des renseignements sur chaque client (nom, adresse, ville, téléphone du client, etc…) ou la table COMMANDE qui contiendrait des informations techniques sur chaque produit commandé par un client (désignation, référence, prix, quantité, client…)

-> Pour créer une table en Microsoft Access, il faut basculer en mode création en cliquant sur le bouton Affichage situé dans l’onglet Accueil du programme.

-> Saisissez le Nom de la table, et puis vous validez en cliquant dans OK.

Cette fenêtre apparaît :

a. La première colonne va contenir les Noms des champs, chaque champ représente un groupe de données dans la table (par exemple : nom, adresse, code postal, ville, téléphone client, etc...).

Veuillez remplir soigneusement les noms des champs selon votre cas. Ne pas mettre des caractères spéciaux entre deux mots, ni l’espace, ni les accents pour éviter des erreurs sémantiques.

b. La deuxième colonne définit le Type de données que chaque champ va contenir (par exemple : textes, numérique, date/heure, calculé, etc…).

Cliquez dans la case, un menu déroulant vous est proposé : choisir le type de données désiré. En fonction du type de données sélectionné, des Propriétés supplémentaires, vous sont proposées en bas de la fenêtre, dans deux onglets. Vous pouvez par exemple y spécifier la longueur des caractères, le format des données, des masques de saisie, etc…

c. La troisième colonne Description est réservée à l’utilisateur, vous pouvez y inscrire librement des commentaires pour chaque champ, Elle est facultative

Microsoft Access propose automatiquement un champ portant une Clé primaire à votre première table. Ce champ est de type NumeroAuto, ce qui signifie qu’il contiendra un numéro créé automatiquement par Access, et incrémenté (ajouter une valeur) à chaque nouvel enregistrement. On affecte la clé primaire à un champ contenant pour chaque enregistrement une information unique (une information non redondant sans doublons).

Pour vos autres tables, il faudra manuellement créer un champ de type NumeroAuto et lui attribuer la clé primaire en cliquant sur l’icône Clé primaire, en haut de gauche de votre écran dans l’onglet Outils de table.

Exemple : vous avez une liste de clients, plusieurs d’entre eux peuvent avoir le même nom, prénom, et voir même la même adresse, pour être sûre de ne pas les confondre (et ne pas envoyer la facture au client non destiné), on doit créer un champ (NumeroClient) qui portera la clé primaire : deux clients ne pourront avoir le même numéro.

Il n’y a pas que le champ du type NumeroAuto qui peut avoir une clé primaire, mais aussi d’autre type (textes, Numérique, Date, etc…). .

Attention !!! On place la clé primaire que dans le premier champ de la table c’est-àdire le premier champ que représente la premièrement enregistrement de la table (par exemple : Numeroproduit, Codecommande, Numeroenregistrement). Une date peut aussi être une clé primaire de la table.

La mise en relation des tables c’est le fait d’associer les tables

Pour mettre des tables en relations ; cliquez sur relations dans l’onglet Outils de base de données.

-> Ensuite, Ajouter toutes les tables à la fenêtre des relations ;
-> Faire glisser avec la souris les champs communs à deux tables les uns sur les autres.

Cliquer sur appliquer l’intégrité référentielle. Cela permet d’établir une relation de type un à plusieurs. Exemple 1 : Pour un client, il peut y avoir plusieurs commandes ; mais pour une commande, il n’y a qu’un client. Dans ce type de relation, vous ne pourrez pas enregistrer une commande sans qu’il soit lié à un et un seul client. Exemple 2 : Pour un pays, il peut y avoir plusieurs habitants. Mais pour un homme, il ne peut y avoir qu’un pays d’origine. Chaque personne sera liée à un et un seul pays d’origine.

-> Pour supprimer une relation : Cliquez sur le lien noir qui relie les deux tables, puis cliquez sur la touche suppr ou delete du clavier, Et enfin sur OK pour confirmer la suppression.

-> Ajouter un champ dans la table : Pour ajouter un champ, il faut retourner en mode création. Ajouter alors le nom et le type de données du nouveau champ. Soit clic droit sur la ligne (champ) existant, Et puis vous cliquez sur ajouter les lignes.

-> Supprimer un champ dans la table : Pour supprimer un champ (toujours en mode création), cliquez tout à fait à gauche de la ligne du champ à supprimer : la ligne est mise en surbrillance. Appuyer sur la touche Suppr (Delete) du clavier, Soit clic droit sur la ligne (champ) à supprimer, Et puis vous cliquez sur Supprimer les lignes.

-> Supprimer un enregistrement : Pour supprimer un enregistrement, en mode feuille de données, cliquez tout à fait à gauche de la ligne à supprimer : elle est mise en surbrillance. Appuyer sur la touche Suppr (delete) du clavier, Soit vous faite clic droit sur l’enregistrement à supprimer.

REMARQUE Cette opération supprime définitivement toutes les données du champ, pour tous les enregistrements. Il n’y a pas d’annulation possible.

Cette étape consiste à présent à saisir ou enregistrer les données dans la table, enfin de le sauvegarder (garder) pour un usage ultérieur. Chaque colonne représente désormais un Champ, et chaque ligne un Enregistrement, c’est-à-dire l‘ensemble des informations pour un client, ou un article, ou une commande, un stagiaire, etc…

Compléter chaque ligne soigneusement, la sauvegarde des données se fait automatiquement lorsque vous quittez une case pour passer à une autre, vous n’avez donc pas à craindre de perdre des informations.

Pour retourner en mode de saisie des données, cliquer sur l’icône Affichage puis sur mode feuille de données.

EXCEL est un Tableur (logiciel permettant d’effectuer des calculs répétitifs de façon massive), sa principale fonction est d’effectuer rapidement des calculs ou des graphiques.

ACCESS : Est un SGGB ou (BD), il nous propose davantage de possibilités qu’Excel et vous permet de personnaliser votre base de données pour en faire une application sur mesure (faire des filtres ou des tris sur des grosses quantités de données, relier plusieurs tables de données, gérer les données avec beaucoup plus de sécurité et de facilité, etc…).

Si vous avez par exemple besoin de préservera l’intégrité des données dans un format accessible à plusieurs utilisateurs, ACCESS est le meilleur choix, Tan disque qu’EXCEL est mieux adapté aux données numériques complexes Tableur) que vous souhaitez analyser en profondeur.

Vous pouvez utiliser Excel pour créer des données de données mais ce dernier ne serait pas structurer, ni organiser (sans intégrité de référence) qu’ACCESS ou tout autre type de SGBD.

Si vous avez des difficultés n'hésitez pas à poser votre questions dans les avis.

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