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LES BASES DE MICROSOFT OFFICE ACCESS ORDINATEUR (PC)

EN GROS...

Microsoft Office Access est une base de données relationnelle (BDR), éditée par la firme Américaine Microsoft de William HENRY GATES III. Il est composé de plusieurs programmes dont : le moteur de base de données Microsoft Jet, un éditeur graphique (pour gérer graphiquement des collections de données dans des tables, puis d'établir des relations entre ces tables selon les règles habituelles des bases de données relationnelles), une interface de type Query (Langage SQL) pour interroger les bases de données, et le langage de programmation Visual Basic for Applications (VBA) pour créer des applicatifs complètes.

CEUX DONT VOUS DEVEZ AVOIR

Ce tutoriel est à la foi Théorique et Pratique parce qu’il englobe la théorique et la pratique. La partie théorique explique les composants (objets) de Microsoft Access, la partie pratique démontre l’exploitation de ces composants. Vous devriez avoir un ordinateur (Portable ou fixe) fonctionnant sous Windows comme système d’exploitation, avec Microsoft Office pour mieux appréhender.

REMARQUE Microsoft Access est un logiciel utilisant des fichiers au format Access (d’où l’extension accdb depuis la version 2007 (c’est à dire les versions 2007, 2010, 2013, 2016), ou avant 2007 (voir la version 2003), extension de fichier mdb. Chaque fichier est un conteneur des différents objets d'une base de données Access dont sa base de données peut donc être constituée d'un seul fichier.

1. ETAPES DE CREATION D'UNE BASE DE DONNEES

Avant de créer une Base de Données en Microsoft Access, Quatre étapes sont primordiale selon le cas (la modélisation, programmeur) pour créer une base de données. Ces quatre étapes sont les suivantes :

Déterminez l'objectif de votre base de données

Cette étape consiste à déterminer l'objectif de la base de données et l'utilisation qui va être faite. Vous devez réfléchir aux informations que vous souhaitez obtenir de la base de données. À partir de là, vous pouvez déterminer les sujets sur lesquels vous voulez stocker des faits (les tables) et les faits que vous voulez stocker à propos de chaque sujet (les champs des tables).

Déterminez les tables dont vous avez besoin

La deuxième étape peut être l'étape la plus compliquée lors de la création d’une base de données. Cela est dû au fait que les résultats que vous souhaitez obtenir de votre base de données (les états que vous voulez imprimer, les formulaires que vous voulez saisir les données, les questions auxquelles une réponse doit être apportée) ne fournissent pas nécessairement des indices sur la structure des tables qui les produisent.

Dans cette étape, vous auriez à :

1) Déterminer les champs dont vous avez besoin dans la base de données ;

Cette étape consiste à recenser chaque table comportant des informations relatives à un même sujet ou thème et chaque champ d'une table contient des faits individuels relatifs au sujet de la table.

Par exemple : la table client pourra inclure les champs : noms, sexe, adresse, ville, et téléphone, etc…

2) Identifiez les champs comportant des valeurs uniques.

Cette identification permet à Access de relier les informations stockées dans des tables séparées,

Exemple : relié un client à toutes ses commandes.

Chaque table de votre base de données doit inclure un champ ou un ensemble de champs qui identifient de manière unique chaque enregistrement individuel dans la table. Un tel champ ou ensemble de champs s'appelle une clé primaire.

Déterminez l'objectif de votre base de données

Cette présente étape consiste à mettre en relation les tables que vous avez dans votre base de données. Il vous faut indiquer à Microsoft Access la façon de réunir les informations connexes de manière significative. Pour cela, vous devez définir des relations entre les tables.

Affinez la structure

Après avoir créé les tables, les champs et les relations nécessaires, vous devez à présent étudier la structure et détecter tout défaut qu'elle pourrait présenter. Il est plus facile de modifier la structure de votre base de données maintenant plutôt qu'après avoir introduit vos données dans les tables. Créez des formulaires et des états brouillons et vérifiez s'ils affichent les données souhaitées. Recherchez-les données redondantes (les données en répétions inutiles) et éliminez-les.

2) FONCTIONNEMENT D’UNE BASE DE DONNEES :

Une base de données est un ensemble d'informations associées à un sujet, thème ou un domaine particulier, tel que le suivi des commandes des clients, le suivi de rendez-vous pour les visiteurs,, la gestion des clients ou de consultation des malades dans un hôpital, etc…

Si votre base de données n'est pas stockée sur un ordinateur, un téléphone, serveur, etc… ou si elle ne l'est que partiellement, vous êtes peut-être obligé de gérer des informations en provenance de sources diverses que vous devez coordonner et organiser manuellement (par exemple les papiers).

Avec Microsoft Access, vous pouvez gérer toutes vos informations à l'aide d'un fichier unique de base de données. Dans ce fichier, vous devez répartir ces données entre plusieurs contenants appelés tables. Les formulaires vous permettent de consulter, d'ajouter et de mettre à jour les données des tables.

Les requêtes à son tour, vous permettent de rechercher et de récupérer plus rapidement et de manière très précis les données que vous voulez. Quant aux états, ils servent à analyser et à imprimer les données dans un format papier. Par exemple la liste des clients non servis. de ces données (informations) à ses utilisateurs.

3) LES OUTILS D'ANALYSE MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access comporte deux outils important permettant d'affiner la structure de votre base de données. Il s’agit de l'Assistant Analyseur de table et de performance.

1. L'Assistant Analyseur :

Il analyse la structure d'une table, et propose à la fois de nouvelles structures et relations pour ces tables. Il restructure une table en de nouvelles tables connexes, si cela est nécessaire.

Cliquez sur Analyser la table dans OUTILS DE TABLE sous l’onglet OUTILS DE BASE DE DONNES pour analyser vos tables.

2. L'Analyseur de performance :

Il analyse votre table entière en formulant des recommandations et des suggestions pour vous permettre de l'améliorer. L'Assistant peut à néanmoins appliquer ces recommandations et suggestions dans vos tables analyser.

Cliquez sur Analyse de performances dans OUTILS DE TABLE sous l’onglet OUTILS DE BASE DE DONNES pour analyser la performance de vos tables.

4) LES COMPOSANTS DE MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access égorge plusieurs objets à son sein, dont chacun joue un rôle spécifique comme dans la plupart des autres SGBD. Parmi ces objets, nous retrouvons les tables, relations, requêtes, formulaires, états, la macro, le module, etc…

LES TABLES

En Access pour stocker les données saisis ou enregistrer, on utilise les tables. Les tables sont des collections de listes d’enregistrement, ils correspondent aux champs (élément d’une liste contenant des informations de même type. Exemple : Nom, Adresse, Cp, Ville client, etc… sont les champs appartenant à la table Client). Les tables sont des tableaux à deux dimensions représentés par des lignes et colonnes.

Cliquez sur l’onglet CREER pour créer vos tables sous Access. Trois modes de création vous est proposés par Access : (création des tables en mode Table, Création de table, Listes SharePoint).

Les tables des Microsoft Access sont composées de 3 colonnes (Nom du champ, Type de données, et Description) et plusieurs lignes correspondantes aux enregistrements.

(1°) Nom champ

Le nom du champ correspond aux éléments d’une liste contenant des informations de même type (groupe de donnés), il est constitué des propriétés qui la caractérisent. Chaque propriété joue un rôle spécifique liée directement au champ.

Exemple : Taille de champ : limite le nombre de caractère à saisir ou introduire dans un champ ; Masque de saisie : Décrit la manière d’où les caractères sera saisies ; Format : le format à son tour spécifie la manière d’où les caractères seront affichés.

(2°) Type de données

Le type de données détermine le format que doit prendre les valeurs saisis dans chaque table. Access nous en propose beaucoup :

Les textes (c’est les valeurs alphanumériques, C’est-à-dire la combinaison des lettres et chiffres), Les numériques (contiendront que les chiffres), NuméroAuto (C’est l’auto incrément c’est-à-dire il contiendra des numéros créé automatiquement par la base de donnée, et incrémenté à chaque nouvel enregistrement), Date/Heure (C’est pour saisir que la Dates et l’heure, et rien d’autre), etc...

(3°) Description

C’est la troisième colonne, réservée à l’utilisateur, vous pouvez y inscrire librement des commentaires pour chaque champ, Elle est facultative.

LES RELATIONS

Une relation c’est une association des champs communs à plusieurs tables. Par exemple la table Client avec Catégorie Client. C’est ainsi qu’on distingue généralement des relations du type : 0 à 1, 0 à n, de 1 à n (plusieurs) ; des relations de 0 à n, n à n, etc…
Cliquez dans Relations sous l’onglet : OUTILS DE BASE DE SONNEES pour relier sémantiquement vos tables (mettre les tables en relations).

LES REQUETES

Les requêtes sont des questions posés à une Base de Données concernant les informations qu’elles procèdent. Une requête peut aussi être traduite par une interrogation ou demande, dont le sens du mot anglais Query. Par exemple : La liste des agents non payés pour la gestion de paie des agents.
Pour créer des requêtes en Access, Cliquez dans l’Onglet CREER. Access propose deux modes de création de requêtes : Assistant Requête et Création de requête, choisissez ce qui vous convient. Apres avoir créé vos requêtes, cliqué sur Exécuter sous l’onglet OUTILS DE REQUETE pour lancer vos requêtes.

LES FORMULAIRES

Un formulaire c’est un objet utilisé pour saisir, modifier, afficher ou analyser les données. Microsoft Access nous propose plusieurs modes de création des formulaires : (la création des formulaires en mode Formulaire, Création de formulaire, Formulaire vierge, Navigation, etc…). Choisissez le modèle qui vous convient.
Pour créer des formulaires en Access, Veuillez cliquer sur l’onglet CREER.

Les outils de création de formulaire
Les outils de création de formulaire sont : zone de texte, étiquète, bouton, contrôle onglet, lien hypertexte, etc…, ces composants sont accessible sous l’onglet CREATION dans l’onglet OUTILS CREATION DE FORMULAIRE.

LES ETATS

Les états (états en sortie) sont des objets qui permet de représenter efficacement vos données sous forme des documents à imprimée. Par exemple : la liste des produits commandés. Microsoft Access propose 4 modes de création des états : (la création d’état en mode : Création d’état, Etat vide, Assistant Etat, étiquète, etc…).
Pour créer des Etats en Access, veuillez cliquer dans l’onglet CREER, puis vous choisissez le modèle d’états que vous souhaitez.

Les outils de création des états
Les outils de création des états sont : zone de texte, étiquète, bouton, contrôle onglet, lien hypertexte, saut de page, etc… ces composants sont accessible dans sous l’onglet CREATION dans l’onglet OUTILS CREATION D’ETAT.

LES ETATS

Les états (états en sortie) sont des objets qui permet de représenter efficacement vos données sous forme des documents à imprimée. Par exemple : la liste des produits commandés. Microsoft Access propose 4 modes de création des états : (la création d’état en mode : Création d’état, Etat vide, Assistant Etat, étiquète, etc…).
Pour créer des Etats en Access, veuillez cliquer dans l’onglet CREER, puis vous choisissez le modèle d’états que vous souhaitez.

Les outils de création des états
Les outils de création des états sont : zone de texte, étiquète, bouton, contrôle onglet, lien hypertexte, saut de page, etc… ces composants sont accessible dans sous l’onglet CREATION dans l’onglet OUTILS CREATION D’ETAT.

LES MACROS

Une macro est la forme usuelle (abréviation) de macro-commande. C’est une action ou un ensemble d’action permettent d’automatiser des tâches. C’està-dire une suite logique des instructions (succession d’une commande par une commande).
Pour utiliser les macros en Access, Cliquez sur l’onglet CREER, puis sur Macro.

Les outils de création des états
Les outils de création des états sont : développer les actions, réduire les actions, développer tout, réduire tout. Tous ces composants sont disponibles dans sous l’onglet CREATION dans l’onglet OUTILS DE MACRO.

LES MODULES

Un module est une partie constitutive d’un système, un ensemble de procédures (Langage Visual Basic). En Access ou Excel on utilise VBA (Visual Basic for Application).
Pour utiliser les macros en Access, Cliquez sur l’onglet CREER, puis sur Macro.

Les outils de création des états
Les outils de création des états sont : développer les actions, réduire les actions, développer tout, réduire tout. Tous ces composants sont disponibles dans sous l’onglet CREATION dans l’onglet OUTILS DE MACRO.

5) MASQUER DES OBJETS DANS LA FENETRE TOUS LES OBJETS

Cliquez sur l'objet (table, formulaire, état, requête, etc…) que vous voulez masquer.

Cliquez ensuite sur la signe >> en haut droit de la fenêtre tous les objets, à gauche de votre écran ;

Soit vous faites clic droit sur l’ (les) objet (s) sélectionner pour masquer, puis vous cliquez sur Masquer dans ce groupe dans le menu contexte.

REMARQUE
Pour afficher tous les objets masqués, cliquez sur les objets masqués, en faisant clic droit puis sur Afficher dans ce groupe, dans le Menu contextuelle. Soit vous cliquez sur les signes >> pour démasquer les objets cachés dans la groupe des objets. Cette opération s’effectue dans le volet navigation à gauche de votre écran (fenêtre tous les objets), vous pouvez aussi masquer (redimensionner) ce volet en cillant sur >> renversé, en haut du volet.

6) IMPORTATION DES DONNEES

L’importation des données c’est le fait d’importer des données, c’est-à-dire lire les données qui n’ont été pas enregistré par ce logiciel. Avec Access plusieurs types d’objets peuvent être importés (table, requête, état, base de donnée, etc…).

REMARQUE
Lors de l’importation d’un objet, veuillez choisir le format du fichier d’importation. Access nous propose à ce sujet plusieurs sources d’importation : (Importer vers une base de données Access, fichier Excel, fichier texte, liste sharepoint, etc…).

Importer la base de données

Importer la base de donnée toute entière, c’est importer des tables, requêtes, états, macros, modules actives vers une autre base de donnée Access externe.
REMARQUE
Pour importer une base de données Access, Clic sur Access sous l’onglet DONNEES EXTERNES dans le menu de Microsoft Access.
Vous pouvez aussi juste importer un seul objet (table, requête, état, etc..), selon votre besoin.

7) ATTACHEMENT D’UNE AUTRE BASE DE DONNEES

L’attachement d’une autre base de données c’est le fait de lier une base de données en un autre. Access nous donne aussi cette possibilité de lier (associer) deux bases de données. Lier ou attacher une base de données va de même manière qu’importer une base de données. D’où il vous faut cliquer sur importer ou lier pour effectuer cette opération.

8) CONVERTIR OU EXPORTER UNE TABLE, FEUILLE DE CALCUL EXCEL OU BASE DE DONNEES

C’est enregistrer des données dans un format qui n’est pas celui du logiciel utilisé. Par exemple enregistrer les données d’Access dans un fichier Excel. Veuillez cliquer sur Excel dans l’onglet OUTILS DONNEES EXTERNES. Plusieurs sources (destination) nous sont proposées par Access : Exporter vers une base de données Access, fichier Excel, fichier texte (Word), liste SharePoint, etc…).

1 : Onglet DONNEES EXTERNES pour Attacher ou lier, Convertir, Exporter ou importer les données.
2 : Sources d’importation.
3 : Source d’exportation.

9) VUE D’ENSEMBLE DE MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access comportes plusieurs composants dans son interface utilisateur. Parmi ces composants, nous nous illustrons que les trois principaux les plus utilisés à savoir :

Le ruban

Le ruban c’est la bande d'onglets dans la partie supérieure de la fenêtre du programme qui contient des groupes de commandes.

Le ruban comporte des onglets principaux qui regroupent les commandes fréquemment utilisées, des onglets contextuels qui s'affichent uniquement lorsque vous pouvez les utiliser, et la barre d'outils accès rapide, une petite barre d'outils que vous pouvez personnaliser avec vos commandes favorites. Dans les onglets du ruban, certains boutons vous fournissent une galerie d'options, tandis que d'autres lancent une commande.

Le Volet de navigation

Il est le volet sur le côté gauche de la fenêtre du programme Access qui vous permet d'utiliser des objets de base de données.

Dans le volet navigation, vous avez le choix entre diverses options d'organisation proposé et pouvez également créer votre propre modèle d'organisation. Par défaut, une nouvelle base de données utilise la catégorie type d'objet, qui comporte des groupes correspondant aux différents types d'objets de base de données. NOTE
Vous pouvez réduire le volet de navigation et masquer le volet de navigation, mais vous ne pouvez pas le cacher en ouvrant des objets de base de données en face.

Mode Backstage

En mode Backstage, vous pouvez créer une nouvelle base de données (En cliquant sur Nouveau, ouvrir une base de données existante (En cliquant sur Ouvrir) et effectuer de nombreuses tâches de maintenance de fichiers et de bases de données.

UNE IDEE, UN PLUS

On a besoin de Toi

Ma grande joie été de vous écrire ce présent tutoriel pour participer au développement de la science, et apporter un soutien ou une aide aux débutant en informatique. Merci à ceux qui vont le lire, Et n’hésiter pas nous faire part de vos remarques (suggestion) juste en bas de la page.

L'AUTEUR DU TUTORIEL

CHRIST MPUTU

Niveau d'études : L2

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Email christus.db@gmail.com

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